Meeting online, lezioni a distanza, esami universitari, colloqui di lavoro, webinar: le videoconferenze, incrementate durante il periodo di lockdown, sono uno scenario rimasto estraneo veramente a pochi.
Le videochiamate, infatti, permettono di creare contatti simultanei nonostante le distanze o, nel caso di webinar e meeting, garantiscono l’accesso a un numero decisamente maggiore di utenti. Lo fanno in completa sicurezza e in modo diretto.
Ciononostante, non tutti riescono ad apprezzare questo innovativo sistema di incontro e confronto.
Così, noi dello Studio Pieri abbiamo deciso di darvi qualche consiglio pratico e utile per realizzare videoconferenze maggiormente apprezzabili. Da voi, ma anche da parte dei ricettori di quelle comunicazioni video.
Consigli per videoconferenze efficaci
Preparatevi per una videoconferenza giocando di anticipo. Fate così:
1. Organizzate la conferenza
Prima di avviare una conferenza, è necessario stabilire chi ne sarà coordinatore. In genere, sarà proprio questa persona che dovrà “invitare a partecipare” gli altri utenti o, più in generale, sarà lei/lui ad avviare il video. Allo stesso tempo, è importante chiarire i temi da trattare e il loro ordine di presentazione, fissandone una precisa durata. Questo permetterà di non perdersi in “video-chiacchiere” che potrebbero causare la perdita d’attenzione da parte degli altri soggetti connessi. Altra cosa importante: non dimenticate di inviare un avviso di promemoria un giorno (o, almeno, qualche ora prima) rispetto alla riunione.
2. Allestite un set professionale
Come prima cosa, scegliete un sfondo adeguato e il più neutro possibile. Questo permetterà agli utenti di restare concentrati su di voi e su quello che avete da dire, rispetto a “ciò che sta dietro”.
In questo senso, anche la luce gioca un ruolo fondamentale: è importante evitare situazioni di controluce oppure volti troppo in ombra, difficili da mettere a fuoco. Il consiglio migliore, è quello di posizionare il pc davanti a una finestra, sfruttando il più possibile la luce naturale. In alternativa, se questo non vi è possibile o siete costretti a tenere videoconferenze serali, procuratevi un ring light: si tratta di uno strumento di illuminazione semplice in grado di illuminare in modo omogeneo tutto il viso. [Vuoi acquistare un ring light? Lo trovi su Amazon].
Anche “apparire bene” è un elemento non trascurabile. Per migliorare la fotogenicità, consigliamo di posizionare il pc in maniera tale che la web cam risulti leggermente più in alto rispetto al volto.
3. Rendevi presentabili
Immaginate di presentarvi realmente ad una riunione e vestitevi di conseguenza. Anche nella “parte di sotto”, perché non si sa mai. Oltre ad indossare giacca e camicia, è molto importante la postura di fronte al pc: evitate atteggiamenti “stravaccati”, anche se non siete voi a parlare. È importante e rispettoso restare vigili e composti per tutta la durata della connessione condivisa.
4. Attenzione all’audio
L’occhio vuole la sua parte, è vero, ma in questi ambiti è decisamente importante anche l’audio. Pertanto, evita di usare la funzione vivavoce del cellulare e prediligi supporti tecnologici che garantiscono una maggiore chiarezza nella trasmissione di voce. Oltre a questo, scegli una stanza particolarmente silenziosa e, se possibile, organizza la videochiamata in momenti in cui sei sicuro che nessuno potrà disturbare oppure interrompere la comunicazione. Altro consiglio pratico è quello di spengere il microfono ogni qualvolta non si è tenuti a parlare: sentire sospirare o sbuffare potrebbe danneggiare la concentrazione della persona che, invece, sta parlando e degli altri partecipanti.
5. Studiate le piattaforme sulle quali sarà avviato il meeting
Se non avete dimestichezza con Zoom (giusto per dirne una: ma sono davvero molte!), studiatene il funzionamento in modo anticipato per non farvi trovare impreparati o fortemente impacciati. O, peggio ancora, per non “restarne fuori”. Un consiglio potrebbe essere quello di avviare una videochiamata di prova con qualche vostro amico prima del giorno in cui è stata fissata la riunione con il capo e i colleghi.
6. Assicuratevi una connessione decente
Prima di un incontro importante, assicuratevi una connessione “tutta per voi”. Così, per avere una buona risoluzione dell’immagine trasmessa e dell’audio, provate a disconnettere tutti gli altri dispositivi: tablet, smartphone, smart tv. Evitate che venga avviata qualsiasi forma di “download” fintanto che siete coinvolti in una video-riunione.
7. Mantenete alta l’attenzione
Non gesticolate, non accarezzate il gatto, né bevete caffè durante la riunione. Non distraetevi e fate in modo che nemmeno gli altri si distraggano. Per fare ciò, è molto utile “guardare negli occhi” gli altri utenti. O, meglio, guardare dentro all’obiettivo della web cam. Per lo stesso motivo, è importante parlare in modo chiaro, senza però gridare. Evita sempre di parlare nello stesso momento degli altri: nessuno ci capirebbe nulla. Allo stesso tempo, non monopolizzate la video-call: date modo anche agli altri di parlare e di intervenire.
8. Condivisione di documenti
Appoggiarsi a delle slides, ad esempio, può essere un ottimo sistema per condividere informazioni e assicurarsi che queste vengano maggiormente memorizzate dagli altri. Per farlo, vi consigliamo di farlo in modalità “condividi schermo” anziché inviare per mail la presentazione a tutti i partecipanti: raramente viene letta in anticipo. Anzi, in genere viene sfogliata durante la conference call (il che abbassa il livello di attenzione verso chi sta parlando).
9. Siate puntuali
Per molte video call viene letteralmente impostata una durata: arrivare in ritardo potrebbe essere decisamente deleterio. Chi si trova a parlare potrebbe essere costretto a doversi ripetere, mangiandosi un po’ di quel tempo utile ad arrivare in fondo alla presentazione. Allo stesso tempo, potrebbe non essere piacevole per gli altri partecipanti l’essere costretti “in attesa” a causa dei ritardatari.
10. Riepilogo finale
Arrivati alla conclusione di una videoconferenza è fortemente consigliabile fare un riassunto dei punti principali di cui si è discusso. Per chi vuole risultare ancora più professionale, potrebbe essere utile inviare a tutti un memorandum tramite mail. Qui, oltre ai temi di maggior rilievo, potreste annotare gli eventuali accordi presi, i passi successivi e ricordare le scadenze.
Leave a Comment